Administratie bedrijf: ingewikkeld of niet?

NHA leert je hoe je de administratie van een (eigen) bedrijf opzet

De administratie van een bedrijf wordt door de meeste bedrijfsleiders gezien als een noodzakelijke maar vervelende taak, die al snel wordt uitbesteed aan een administratiekantoor. Zelf de administratie opzetten van je eigen bedrijf en het voeren van een beperkte boekhouding is voor een kleine zaak echter perfect mogelijk, bijvoorbeeld met hulp van de opleiding Moderne Bedrijfsadministratie. 

De administratie van een bedrijf

De administratie van een bedrijf omvat alle gegevens die in een organisatie gebruikt en bewaard worden. Denk hierbij aan inkomende facturen, uitgaande facturen, contracten met klanten en leveranciers, bankafschriften, agenda’s, verslagen van vergaderingen en dergelijke meer. Hoe goed de administratie van een bedrijf eruitziet, zie je vaak terug in of werknemers onder een goed beleid werken.

De boekhouding is een onderdeel van de bedrijfsadministratie en bevat de financiële gegevens van de organisatie. Het voeren van een boekhouding stelt de onderneming in staat om voortdurend op de hoogte te zijn van de financiële toestand van het bedrijf. De boekhouding is bovendien nodig voor een correcte btw- en belastingaangifte.

De overheid verplicht elke zelfstandige onderneming om een deugdelijke administratie op te zetten en een correcte boekhouding te voeren. Het is van belang dat de gegevens van de administratie minstens 7 jaar bewaard blijven (10 jaar voor administratie betreffende onroerende goederen).

Administratie opzetten eigen bedrijf

Voor een klein bedrijf is het als bedrijfsleider mogelijk om zelf de bedrijfsadministratie op te zetten en de boekhouding te voeren. Aan startende ondernemers wordt aangeraden om administratieve stukken te verdelen over een aantal mappen, zodat men het overzicht niet verliest. Voorzie bijvoorbeeld afzonderlijke mappen voor facturen van leveranciers, kopieën van verstuurde facturen, kassabonnen en bankafschriften, btw-aangiften enzovoorts. 

De administratie van een bedrijf kan grofweg ingedeeld worden als volgt:
 

• het boekhoudkundige grootboek, bestaande uit een verzameling grootboekrekeningen met alle financiële gegevens over inkomsten en uitgaven van de onderneming
• de administratie over klanten aan wie een factuur werd verstuurd (debiteuren) en leveranciers van wie men een factuur moet betalen (crediteuren)
• de administratie over de inkoop van producten en diensten, en de verkoop van eigen producten of diensten
• de personeelsadministratie indien men met personeel werkt
• de voorraadadministratie als men producten in voorraad neemt

 
Vele gegevens kunnen ook digitaal bewaard worden. Bij een digitale administratie moeten de data eveneens minstens 7 jaar bewaard blijven.

Het is van groot belang dat er regelmatig een back-up wordt gemaakt van digitale bestanden. Vele bedrijfsleiders gebruiken een (gratis) online boekhoudprogramma voor het voeren van hun boekhouding, waarbij automatisch een kopie wordt gemaakt van de bestanden. 

Opleiding boekhouden en bedrijfsadministratie

Voor wie zich als beginnende ondernemer nog niet erg thuis voelt in het boekhouden en het bijhouden van bedrijfsadministratie, biedt NHA diverse beroepsopleidingen aan. Deze opleidingen volg je thuis in je eigen tempo. Aanbevolen cursussen zijn bijvoorbeeld Moderne bedrijfsadministratie en Basiskennis boekhouden. Deze cursussen zijn ook een goede voorbereiding op bijvoorbeeld een langere SPD opleiding!

Daarnaast kun je er ook voor kiezen om losse modules van de opleiding Moderne Bedrijfsadministratie te volgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de module Financiering of Belastingwetgeving. Op die manier volg jij alleen de onderdelen die voor jouw relevant zijn. Natuurlijk kun je er voor kiezen alle modules te volgen en alsnog jouw diploma Moderne Bedrijfsadministratie te behalen!

Andere opleidingen spitsen zich toe op onderdelen van de administratie, bijvoorbeeld Debiteurenbeheer en Basiskennis Loonadministratie. Voor elke cursus is het mogelijk om een gratis proefles aan te vragen bij NHA.